在日本當業務,比拿下訂單更重要的事

今天在整理房間時,發現我房間角落有一疊筆記本,這是我前一份工作的業務筆記,五年超過十幾本,每本看起來都爛爛的,很像以前準備大學聯考和研究所考試時的共筆,隨便翻了一下,裡面紅紅綠綠好幾種顏色,混有中英日文的字跡。·我還有一個習慣,在面談時現場用螢光筆記錄下客戶最在乎的課題。除了讓自己回去記得優先處理之外,也是讓客戶知道我重視他說的每一句話。每本封面都貼有時間與當時所負責的客戶,還有每本我都有寫下的:「錯誤學習集」

 

業務應該都需要的業務筆記本

 

這應該是我人生中第一個老闆教我的技能:業務筆記本。雖然我跟他緣分不長,但我一直到現在都很懷念他,並且牢記他教我所有關於在業務工作中體會到的人生哲學。前一份在商社的工作,進公司沒多久就被交代要負責公司當時最想發展的客戶之一:日本花王。我的印象中花王是一個非常傳統且硬派的日本製造商,當時我的主管告訴我這件事情時,當下我有點嚇到,而我的緊張一眼被他看穿,「是不是很怕把客戶做爛?」他笑著對我說。

我憋著話沒說出口,當下回答他說「可以,那我要從哪裡開始?」當時我被交付負責推進幾個正在採購流程的原料,以及化妝品相關的新原料提案。以花王來說,一次的採購將在全世界全面使用,當然是很值得投資,但也是非常難爭取的客戶,各家商社無所不用其極想打入供應鏈,多了解一下採購內部價格與目前的需求也好。當時我來日本才不到四年,日常生活日語說的已經讓人膽戰心驚了,更別提還要用日語來推進業務,當時我只要一想到,手心就會流汗。

花王的採購團隊整個加起來超過100人,每個採購各自有負責的原料。在這種組織下,找到一個帶進門的關鍵人物非常重要。他會告訴你誰負責什麼項目、每個採購的個性跟商務習慣。不同原料有不同的切入點,有些在於價格,有些在於純度,有些在於生產地等等。而很幸運的,我經營了三年,總算讓我找到幾個能帶我進門的關鍵人物。

業務技巧中有一個很特殊的部分,就是每個業務都該刻意塑造一個印象(人設),讓客戶對自己印象深刻是一個在營銷之外很重要的工作。當時的我,打從一開始就決定走一條不同於其他日本人商社業務的路線,日語有時故意説的破破的,給人強烈的外國人印象。因為我知道不這麼做,我根本不可能在這個跟我長得很像的民族裡脫穎而出。

花王為了避免商社與採購之間的個人利益輸送,因此面談時都會在一個非常大非常大的開放空間,擺上超過20組桌椅,那個場面實在驚人,是我在台灣沒有見過的,但關係好一點的話,就可以被帶進特別預約的房間,講話可以更輕鬆自然。早上十點一到,哇!花王本社的大廳就會聚集身穿帥氣西裝的各家商社業務員。有時候久了也都彼此認識了,看到競爭場也會尷尬的點點頭,日本人怎樣都是客氣客氣的,你也看不太出來對方到底在想什麼。而我久了也習慣了,經過最初的一年,也開始會自己一個人去找客戶,開始會閒聊,日語慢慢變好,也大概知道如何透過互動套出客戶的真心話。

 

記錄自己的成長,累積經驗和信心

 

我的筆記本裡,大概都是記下這些東西。跟客戶說了什麼,說錯了什麼,今天對客戶發生了什麼失誤,在商務行為中做什麼會處理得更好,我全部都記下來了。如同2018年7月11日這天我寫下「原料出現異物需要檢查工廠的除鐵器跟篩網,要先問實驗室的規定與期待的粒徑,還有是否對雜質有顆粒大小的要求!」之類的來提醒自己。這樣累積了五年多,像是上山修行終於下山的感覺。雖然無法判斷自己語言能力與商務能力到底進步了多少,但這段時間累積的經驗與信心,成為我現在很重要的一個底層力量。

我認為在爭取市場開發的過程中,除了年收(活動報酬)之外,最該先去了解的應該是:「能夠在這個職涯中,獲得與誰談判接觸的經驗?」即便自己不是在世界級的公司,但只要自己有能力服務世界級的客戶,那所能體會到的經驗也是無人可以取代的。因為有時候客戶教你的東西,比公司還要多,而在關鍵時刻,也許客戶會比同事更挺你。

我在商場上看到最厲害的業務,往往不是那些在大公司靠品牌支撐的人,而是那些從小公司出來,必須靠雙手跟肉搏拼出來的業務,才是我最景仰的對手。業務技巧的培養需要靠無數次的失敗才能打造出來,而這也是對個人而言,除了拿到訂單之外,最重要也最有價值的經驗。

Ethan Wang

Worklife in Japan 平台經營團隊 / Director

2012 年秋天来日,喜歡社會觀察,尋找各地秘湯以及滑雪。 主修神經內分泌生理學。 東京/台北/上海 三點生活中。
Ethan Wang