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商場就是我的舞台-作為日本業務所該知道的基本

如同大家都知道的,日本是一個非常注重禮節及制度的社會,尤其是在對客戶時,完美的呈現及對應更是不容有些許疏忽。身為一個外國人的我,從來沒有想過會在日本當業務的一天,剛好前陣子網路上流傳著一篇文章,內容是在討論日本公司上班及生活上的禮節,在這裡我也介紹一些我實際在日本跑國內業務時遇到的點跟大家分享。 見客戶前,你應該先照照鏡子   首先是見客戶前,擁有一身乾淨整潔得體的外觀是基礎的禮貌。不管是冬天還是夏天,見客戶都需要穿著較為正式的服裝。對男性來說西裝是基本款,冬天打領帶,夏天實行cool biz的時候可以不打。女性的話化妝是必須,服裝可以是較為business casual的洋裝,但是絲襪是必備,裸露雙腿對日本社會來說是一件很怪異的事。 再來,一樣不管是冬天還是夏天,見客戶之前都必須把除了西裝以外的圍巾大衣等等全部脫掉,以最完整的姿態見客人。我跟前輩常常在進入目標大樓之後就開始變裝,在電梯到達目的地樓層之後就已經是把大衣內捲搭在手上的狀態,這樣的過程常常都讓我覺得自己很像電影裡的特務出任務。 再來是關於時間的問題,遲到一定是不可能、不接受、也不被允許的,如果眼見快要遲到的情況下,就算砸大錢坐計程車移動也必須在約定時間內到達。但這樣是否就允許可以早到呢?其實也不盡然,如果在約定時間10分鐘前(或甚至更多)到達,對客戶來說也是一個困擾。尤其是約下午一點的時段,通常那時間是大家午休剛結束的時候,如果你提早到了,那其實相對的是剝奪了客戶的休息時間,這點也必須特別注意。所以最好的做法就是提早到現場,但是在約定前5分鐘內到達目標地點,在整點的時候請櫃檯或打電話過去聯絡。   商業面談的時候,不懂也要裝專業   在順利見到客戶之後,一般進會議室時都會半鞠躬說聲「失礼します。(失禮了)」 客戶及社內同事坐的位置分為兩側涇渭分明,即使對方只有一位,而同行拜訪者有三位的話,也要分成1:3的狀態分坐兩側,而不是自動的坐成2:2那樣像圍棋一樣把客戶包住。 另外還有遞名片時,先將自己的名片以雙手遞上自行報上名號,收到名片之後要說一聲「頂戴致します。(受領了)」 ,恭敬的將名片依照對方所坐的順序依序排在自己前方的桌面上,一來表示尊重,二來也是讓自己忘記對方名字的時候可以偷看一下桌子上的名片。 在開始進行生意面談的時候,「專業」 絕對是重點中的重點,即使是一個新手也可以透過周邊小物讓自己看起來「專業」。準備一本皮質筆記本及無筆管花樣的黑筆或藍筆讓作筆記時看起來優雅,不要使用有太花俏封面的筆記本或是有廣告在上面的免費筆,這樣容易帶給別人負面想法。作筆記時以手寫為主,拿出電腦做紀錄會有點失禮;公事包及背包以黑色或暗色為主,色彩不宜過度繽紛。 其他還有諸如面談的時候不可以單手托住下巴,不可以把手肘放在桌上,即使隔壁椅子有空位也該把自己的包包放在地上;盡可能縮減行李,不要帶著大包小包像剛從菜市場買菜回來的大媽拜訪客戶;冬天的時候即使再冷大衣也不要穿太厚,免得別人覺得你是剛從山上回來。   厲害的業務是展現在晚餐決勝點   晚上吃飯是一個快速且培養交情的大好時間,通常在這時候客戶會比較容易卸下心防,這時候就是身為業務進攻及獲取商業情報的大好機會。所以在這個階段,陪笑及展現幽默逗客戶開心是重點。客戶杯底快見空時要幫忙倒酒,倒酒的時候記得要把標籤露在上面;女性或是輩分最淺的人在聚會場合上需要幫忙分菜等。 至於點菜,基本上客戶想吃什麼就是什麼。我記得有一次與上司陪同顧客去一家高級燒肉店,全程他們點的都是我不敢吃的食物,我只好默默地吃著旁邊的醬菜;還有一回,上司給我看了一張他們在中國出差時客戶招待的晚餐照片,我看了一下之後驚呼一聲,原來是一隻完整的鱉帶殼的料理。上司臉色一沉跟我說了一句「身為業務你該什麼都敢吃,連酒都要會喝啊」。雖然關於食物這點我有試著嘗試新料理,但有時候我實在無法勉強我自己,只好意思意思塞在嘴裡然後趁不注意的時候吐到紙巾裡。但是不管怎樣,業務最重要的工作之一就是和客戶培養交情,晚餐表現的好,和客戶關係打好,通常很容易會獲得一些意想不到的情報!   未來的整個世界都是我的伸展台   作為業務實在是有太多眉眉角角需要注意,總之不外乎就是要「優雅」,「專業」,以上所列的幾點我也並非隨時隨地全然都能做到,但是做為一個「常識且具有sense的業務」,以上都還只是基本而已。我常常告訴我自己,在日本都敢當業務了,還怕世界上有我無法伸展的舞台嗎?   筆者:1+...

面對大公司 vs. 小公司的抉擇,你想要獲得的是什麼?

(封面照片是一家位在San Francisco的咖啡廳,當時的我邊喝著咖啡心裡邊想著,若不是因為這間公司讓我來美國嘗試,我想我應該不會有機會喝到這杯美味的咖啡。) 我是在一家傳統的東京中小企業上班,連同海外分公司加起來公司規模大約只有400多人,我的公司雖然一開始是以生產防水包裝紙為主,後來為了求生存卻誤打誤撞的闖進了硬體科技業,而我當初也在完全不了解這家公司的情況下就進入現在這個產業這份工作。 如同許多人在就活時都會思考的一個問題,到底是以大公司為主,還是以小公司為主來設定尋找工作時的發展方向。大公司資源多,財務透明,福利厚生優,教育訓練完備,職責分界清楚等等,而小公司(至少就我現職的公司)完全就是以上所列優點的反面,但我卻從其中看到了一點特別吸引我,而就因為那個原因把我拉進了現在的小公司---也就是個人發展性,講的直接一點就是我能不能迅速地被公司看到,我有沒有可能被公司重用。   大公司 vs. 小公司,投入戰場的時間大不相同 除了現任公司之外,我當初在就活時也拿到了1.2家大手公司的內定,其中一家更算是國際型企業。面對這些選擇,我試著去跟那些公司的人事們談更多關於我未來工作內容的細節,雖然錄取的是綜合職,但人事們都已私下跟我說他們將會派我去當海外業務。(題外話,我想這也是外國人在日本上班的一個好處吧,如果喜歡出差的話通常外國人在日本公司還蠻容易被分派為海外業務的) 回歸到剛剛提過的關於個人發展性這一點,當時因為我的年紀關係,我很希望我能快速成為一個一人前(註:獨立自主)的業務,所以我特別在意公司什麼時候能給我機會發展。於是我分別問了這兩家公司對於我入社之後的訓練規劃,而大公司跟小公司的不同,從這裡就開始分出來。大公司告訴我,他們的計畫是希望我能穩扎穩打學習公司的一切,他們預計這訓練時間將會是3年,這3年內都會有前輩帶著我,大約3年後我才可以開始試著自己跑台灣及中國的業務。 小公司給我的答案就完全不同,小公司的人事跟我說:老實說我們公司從來沒有像你這樣經歷的人進來,所以我們公司對你的到來其實非常期待。我們目前規畫的是會讓你去研修3個月,之後你就會開始有自己的顧客,直接把你派上戰場了。 3年vs 3個月,這時間是完全不一樣!我不希望我這3年內如果哪天受不了公司突然要轉職的時候,在面對下一家面試時如果完全沒有任何業績可以展現,那實在是會非常吃虧。就因為這種想法,我拒絕了大手企業選了現在這家小公司。   從一個新人,到負責公司最重要客戶的業務 進了小公司之後,的確,我的第一份職務是有點類似本部長特助的角色,我的直屬上司就直接是業務部門裡最大的頭頭,我要幫他一起訂立公司經營方向的戰略,整理各部門的開會資料,看著公司報表思考各事業的營損狀況。在這段期間我幾乎常常都要跟最上層的董事及上司們開會,自然而然那些上層很快就記得我這個新人的存在。後來漸漸的變成每次有什麼事情的時候他們都會把我找過去,漸漸的獲得他們的信任。 大約過了半年,我被調成日本國內業務,直接開始跟著前輩跑日本市場,大約一個月之後我開始有自己負責的顧客範圍,算是終於正式成為一個獨立的業務。一樣又是過了半年後,公司把我調到最主要的事業部門,讓我開始負責公司裡最重要也最影響公司生存的美國顧客,派到美國直接對應這些顧客的需求。 從一個新人到變成負責公司最重要客戶的美國擔當,這前後大約只有一年的時間。雖然我並沒有升職,但是至少可以感覺到公司對我的期待及重視,我開始可以照自己想要的方式安排行程,也可以比較勇於拒絕一些讓我不舒服或不合理的要求。而我的這些經歷也正是當初我想要達到的,在未來的不久當我離職時,至少我可以帶著這份經驗及我的實績去下一家公司毛遂自薦。   如果你也想快速成長且擁有堅強的忍耐力的話 所以我想,在面對大小公司上的抉擇時總是會有一些猶豫,但卻要想好選擇要犧牲什麼來獲得自己想要的目標,我是選擇犧牲福利厚生及社內的凌亂制度等來培養自己迅速的即戰力,小公司的確有很多不如大公司完善,制度也是朝令夕改到讓人無所適從,但如果是看重迅速培養個人發展的話,小公司不妨會是一個選擇(前提是要有對於不完善體制下的忍受力)。   作者: 1+ Chan...

日商小業務的社會觀察: 出差,真的沒那麼有趣

有出過差的人都知道,其實出差是一件非常累人的事。由於我的職位是業務,顧名思義就是要一天到晚跑客戶和客戶洽談生意,因為出差的關係,我大概跑遍了日本各大大小小的地方,勤的時候大約每周都要跑一次關西,偶爾會待個2.3天,也有可能是當天來回,當然有時候也會到韓國或是台灣出任務。 每每和周圍朋友相聚時,他們總是會羨慕我可以一天到晚去不同的地方,可以一邊工作一邊享受當地美食及風情。但是工作了一段期間之後,我開始發現在那穿著西裝蹬著高跟鞋,拉著登機箱喀拉喀拉穿梭在新幹線月台的光鮮華麗外表下,出差一事並非如大家想像中的那麼愜意。   到底該利用什麼時間移動呢?   在我的公司裡,出差所需要的移動大部分都得用自己的私人時間進行。我曾經問過在台灣工作的朋友關於出差移動時間的問題,他們通常都是利用上班時間在做移動。但在我的公司裡,雖然沒有明文規定,但看前輩們都是利用下班後才移動到出差目的地,自然而然自己也不敢光明正大的在上班時間提起公事包說要先走。 如果只是到大阪拜訪客戶的話倒還能令人接受,傍晚6點多下班後直接到東京車站坐新幹線前往大阪,節省一點時間在車上吃便當的話,通常約晚上10點左右可以到達旅館。最令人害到的是到工廠出差的時候,那真的是比回台灣還累人的一件事。 我們的工廠是在和歌山南部的小鄉鎮,不論是坐飛機還是新幹線,從東京輾轉到那邊至少都要耗時5.6個小時。有一次,公司臨時在前一天傍晚叫我隔天去工廠出差,時間可由我自行安排,我只需在兩天內完成我該做的事即可。 於是我隔天坐了早上7點的電車,一路上顛顛晃晃轉了5次車,終於在約中午12點半時到了工廠門口。正當我想著午餐該怎麼辦的時候,上司剛好打了電話給我,問我人在哪及交待一些事,過沒多久就掛了電話。之後大約10秒後,上司即傳了一封簡訊過來,內容只短短的寫了一句:「ちょっと遅すぎる。(你有點太晚了。)」嚇得我趕快回傳簡訊道歉,匆匆忙忙的拿出筆電進到辦公室開始工作,午餐的事連想都不敢想。 當時的我對於這件事感到非常納悶,直到有一天,我實際跟著上司出差到工廠之後,我才了解到,原來對他們來說,距離較遠的出差就應該要坐始發電車出發。上司通常都會跟我約早上8點半在新大阪站集合,於是我必須坐早上5點的始發電車,一路上昏昏沉沉的晃到新大阪。到了新大阪之後,由於前往工廠所在地的特急電車必須得再等40多分鐘,上司便會自己租一台車,直接開1個半小時的車程前往工廠,確保能在10點前進工廠上班。 這種情況也非特例,上司也不是唯一一個對出差時間這麼要求的人。通常只要跟前輩們一起到外地出差,坐始發電車已經是基本常識。甚至連飛機也不例外,其他上司也會要求我坐早上7點的班機,為的都是確保能在該上班的時間上班。   早點出差才能早點下班   大部分的時間我都是乖乖地順著公司的要求走,畢竟我還只是一個小職員,不太敢有自己的主張。不過隨著時間久了之後我開始學會要表達我一點點的抗議,於是有一次一位跟我比較熟的上司傳簡訊要求我一樣要坐早上6點的新幹線出發,我就傳了一個哭臉的簡訊給他,想當然爾是沒有獲得任何的回應。隔天我趁中午吃飯閒聊時間問了他有沒有看到我傳的哭臉,他微微笑了一下跟我說他當作沒看到。 雖然早起移動看似非常累,但這另一方面也是確保自己不用工作到三更半夜,至少在我的公司裡,大家都還蠻準時下班的。換一個角度想,也許是早點起床早點完成今日任務才能夠在同一時間下班吧!...